Redacta tu carta en 7 minutos
Guía rápida - Paso a paso
Introducción
Los tiempos han cambiando y siguen cambiando a una velocidad cada día más rápida. La era industrial está dando paso a la era de la información en la que la comunicación se realiza de forma instantánea y en la que el trato cordial va dejando a atrás los antiguos formalismos y protocolos que se venían usando.
Hoy en día los cargos importantes de responsabilidad no llevan la carga social ni el respeto que antaño se les otorgaban. Es fácil encontrar cada vez más gente joven en puestos directivos, posiblemente a tiempo parcial y cobrando un bajo salario, y cuyo trato, lejos del trato de "usted", se acercan más al del "tu a tu" y al trato cercano que tanto se requiere para crear una atmósfera óptima de trabajo y de equipo.
Es posible que si tu no sabes como dirigirse a una persona, que formalismos usar o como introducirte, la persona que reciba la carta tampoco lo sepa y desconozca si lo haces o no correctamente. Ya no existe una educación al respecto ni en los colegios ni en las universidades y las escuelas de secretariado prácticamente han desaparecido. Hoy en día prima la velocidad, y dicha velocidad requiere un tipo de carta clara, concisa y breve. Que el lector conozca rápidamente quién es el remitente y el asunto por el que se escribe. ¡Nada más!
Paso 1 - Identificación del remitente
Toda carta requiere los datos identificativos de quien la manda y de quién la recibe.
El destinatario que abre la carta tiene como primer objetivo dar respuesta a la pregunta ¿QUIEN? Quiere saber rápidamente quién es usted.
Arriba a la derecha, de forma que sea lo primero que se lea, indicaremos nuestros datos, uno debajo de otro formando una pequeña columna.
Nombre de nuestra empresa (Si se requiere)
Nombre y apellidos (Nuestro cargo en la empresa)
Información de contacto, como puede ser la dirección postal o el correo electrónico, teléfono fax, etc... y en algunos casos se requiere indicar información complementaria como el número de cliente o el número de socio en caso de que existiera vinculación.
Paso 2 - Tiempo y lugar
El destinatario una vez que conoce el QUIEN, quiere saber el DONDE y el CUANDO.
Es habitual utilizar una frase en la que se dé a conocer el lugar desde el que se escribe y la fecha en la que se escribe. La colocaremos más abajo de nuestros datos pero a la izquierda.
Paso 3 - Identificación del destinatario
En otro párrafo, debajo de la fecha y también a la izquierda, indicaremos la información del destinatario de la carta. En este caso evitaremos escribir los datos de contacto porque se suponen conocidos, con lo que bastará con el nombre de la empresa (si fuese el caso), seguido del nombre del destinatario (si se conoce), y el cargo que desempeña o departamento al que pertenece. Muchas veces se desconoce quien es la persona encargada y la carta lleva como destinatario un departamento.
Por ejemplo:
Paso 4 - El párrafo del asunto
Conocido el QUIEN, el DONDE y el CUANDO, ahora toca exponer el QUE y si se requiere el COMO.
Como hemos dicho anteriormente, no merece la pena esforzarse por mantener un trato excesivamente respetuoso ni andarse por las ramas con introducciones o saludos. Lo más recomendable es siempre ir directamente al grano. Que en la primera frase se conozca el asunto de la carta.
Explicamos de forma clara y breve nuestro asunto, utilizando el trato de "usted", sin caer en excesivos formalismos como "excelentísimo señor" "le ruego encarecidamente"... etc.
El mejor ejemplo para que se haga una idea de lo que es correcto es que imagine que está usted llamando por teléfono a esa persona y que le salta el contestador automático. Debe ser claro, conciso y breve.
Paso 5 - Despedida
Para finalizar, existe una frase con la que siempre quedar bien:
En cuanto el destinatario conoce QUIEN, CUANDO, DONDE, QUE, y COMO, estará deseando terminar la carta y seguir con su trabajo. Para facilitar esta tarea, lo mejor es una despedida corta y cordial. Basta con escribir "Un saludo" y debajo colocar nuestro nombre y primer apellido, no hace falta poner el segundo apellido ni tampoco nuestro cargo, todo eso es información repetida que en caso de ser necesaria, el destinatario sabrá buscarla en el primer párrafo.
Fernando González Escobar
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